![[personal profile]](https://www.dreamwidth.org/img/silk/identity/user.png){kind=small}
Digital Archiving
Столкнулся с тем, что информационный перегруз выползает из цифрового мира в физический и с этим надо что-то делать. В частности, в полный рост встаёт проблема организации архива документов разной степени важности. Несмотря ни на что обещанный ещё в прошлом тысячелетии безбумажный офис™ так и остался несбыточной мечтой. В результате - имею дома несколько постоянно пополняющихся коробок с пачками разнообразных документов:
- Жизненно важные: паспорта с визами, свидетельства и доверенности. Плюс ксерокопии на всякий случай.
- Просто документы: регистрации, банковские, страховые договора и т.п.
- Кучи всяких уведомлений: от банков, больниц, страховых, жил.контор и т.п.
- Бумаги, которые могут внезапно понадобиться - типа заключения мед.осмотра или торгового чека.
- Пачки старых конспектов, схем, набросков, архитектурных эскизов и прочих мимолётных идей.
И всё это информационное громадьё имеет тенденцию постоянно увеличиваться и перемешиваться. Увеличение само по себе ещё не беда - всегда можно купить коробку побольше. А вот ориентироваться в этом бумажном кургане становится всё сложнее и сложнее (что беспокоит наш Орден Борьбы с Энтропией). Тем более, что для подавляющего большинства бумаг достаточно бы было уметь делать две операции: "просмотреть" и "распечтать копию". Поэтому очень хочется загнать эту проблему обратно в мир цифры и решить её технологически. Вопрос - как?
Помню, подобной проблемой два с половиной года назад озадачивался ![[livejournal.com profile]](https://www.dreamwidth.org/img/external/lj-userinfo.gif){kind=small}
avva, но не припомню чтобы он поделился своим выбранным решением. Так что придётся решать проблему оцифровки документов самостоятельно. Итак, какие альтернативы у нас имеются?
PDF файлы. Решение в лоб - отсканировать все документы в PDF, назвать в соответствии с какой-то схемой, разложить по папочкам, закинуть на внешний диск, при желании синхронизировать в какое-нибудь облачное хранилище. Простота подхода подкупает, однако непонятно как потом справляться с постоянно растущей базой документов. Боюсь, через год наступит цифровая тупиковая ситуация аналогичная текущей бумажно.
Google Documents. Мы верим в Великий Гугл, так что после первого шага "отсканировать всё в PDF" заливаем все документы в Google Documents, и раскладываем по папочкам-меткам. От предыдущего варианта отличается изначальной облачностью хранения (плюс можно делать локальные архивы через Takeout), доступностью отовсюду. Минус - я не на 100% уверен, что могу доверить Гуглу все свои архивы (даже с двухшаговой верификацией).
Evernote. Вместо Гугля берём отсканированные PDFы и заливаем в Evernote. Плюсы: опять же универсальная доступность, чуть более подробная мета-информация, если сработает OCR - то будет совсем легко что-то отыскать. Минус: ударившемуся в маркетологический разгул Evernote я доверяю ещё меньше чем Гуглу.
Filing Systems. Подобрать какую-нибудь scanner filing system. Вроде бы соответствующий софт имеется: Paper Port, Neat 5, eDocs, File Center, онлайновый Office Drop, Docs Vault. Тут сложно - надо сравнивать и выбирать, ибо всё стоит приличных денег, не у всех есть пробные версии, да и сравнить удобство работы с десятками документов - потребует времени.
Может кто-то что-нибудь посоветует, пока я разбираюсь в разном софте?
no subject
по крайней мере до наступления цифрового рая. что само по себе утопично.
буквально в понедельник наведывался в налоговую и искал свою заявку, копаясь в куче других заявок вместе с инспектором. в общем, я думаю если в США наступит цифровой документооборот, то в Уркаине он не наступит еще лет 200. у нас до сих порт от коммунизма сплошные атавизмы везде.
no subject
Я хочу иметь цифровую версию своего бумажного архива с максимумом мета-информации для поиска. Если понадобится отнести куда-то оригинал документа - мне конечно придётся выудить нужный листочек из коробки. Но даже в этом случае архив мне поможет во-первых, быстро понять есть ли у меня нужный мне документ, как примерно он выглядит и в какой папке его найти. Хотя всё чаще бывает достаточно распечтать копию или отослать PDF скана по почте.
no subject
no subject
no subject
http://www.youtube.com/watch?v=fXsMolLc7Do
тот сайт тупит безбожно.
no subject
Ну и, если чуть серьёзней, цель всех этих систем и ритуалов - именно в том, чтобы держать в голове как можно меньше. Потому и хочется найти этот Святой Информационный Грааль.
no subject
no subject
no subject
очень удобно фотографировать прямо телефоном
Evernote хранит свою базу локально, и клиент умеет работать offline. Можно вообще всегда offline работать если надо и бекапить самостоятельно.
Т.е. если завтра Evernote исчезнет ваши документы не пропадут.
OCR картинок работает исключительно - даже мои рукописные заметки понимает. Не без ошибок, но понимает.
no subject
no subject
Имеется флешка, зашифрованная TrueCrypt'ом, на которой живут PortableApps (3,1 Гб) + все мои оцифрованные в jpg документы, разбитые по категориям в древовидной структуре. Копии флешки на домашнем и рабочем ПК, на телефоне (проблема шифрования не решена, зато можно на Androide смотреть все эти документы, поэтому jpg, а не pdf, я его вообще не люблю).
Сканирую то, что может потребоваться для создания копии, уточнения номера, дат, диагнозов и т.п., например:
* Удостоверения: паспорта, загранпаспорта, диплом, трудовые, военник и т.п.
* Медицина: всё, что имеет смысл сканировать, ну кроме чеков.
* Договора, полисы и т.п. - итого по всем документам 2,2Гб.
Там же лежат книги - 1,8 Гб.
В сумме имеем 7Гб.
Синхронизирую руками, с помощью "Synchronize It". Ищу прогу поудобнее.
Кстати, portableApps живут там же и синхронизируются так же. 90% софта живет именно там, а не в Program Files.
Всё сканируется в "Не сортировано", сортируется преимущественно на работе :)
Плюсы:
* Резервирование - хранится на 4 носителях, фиг пролюбишь.
* Всё с собой - часто нужен не паспорт или удостоверение а номера оных, верят на слово, в крайнем случае покажешь скан. Только госорганы требуют оригинал. Копии изготавливаются на рабочем принтере. Т.к. копии юридической силы не имеют, а нужны только из-за лени соотв. чиновников, то огрехами в масштабах никто не заморачивается, так что преимущество pdf нивелируется.
Минусы:
* В-основном безопасность, на рабочем компе могут посмотреть, телефон можно потерять и только флешку не жалко - запаролена. Решение - как-то паролить, например рабочий комп, раньше так и делал.
* Отсутствие категорий для поиска - мне особо не мешает, древовидной структуры хватает.
Далее, бумага живёт в папках, оных не так много. Чеки недорогие выкидываю, дорогие храню по мере гарантии. То, что можно всегда распечатать - выкидываю, кроме особо ценного. Руководства, если найден файл тоже на помойку. Остаётся не так много. Конечно, гораздо проще сканировать время от времени бумаги из корзины "Входящее" (см. GTD), а перспектива сканить многое пугает, но всё же мне кажется, что способ оптимальный. Занимает полку в шкафу, а то и меньше, кушать не просит. Стоит проект оцифровки детской медкарты (а может и частичного распознания).
По поводу бэкапов - вариант всё (и фотки, например) на DVD/BD с хорошим паролем и раскидать по родственникам на случай пожара/наводнения.
Если что забыл - пиши.
PS: Делись фотками мурмурыча!
Приложение: примерная структура документов:
"How to"
Автомобиль
Библиотека
"Визитки и контакты"
"Воинская служба"
Диски
Дневники
Договора
Достижения
ЖЖ
Жилье
Игры
"Интернет и связь"
КПК
Культура
"Личная библиотека"
Медицина
Монеты
"Не сортировано"
Образование
Отдых
Пароли
ПК
Покупки
Проекты
Работа
"Руководства пользователя"
Семья
Счета
Сюжеты
Туризм
Удостоверения
Финансы
"Фото на документы"
Юриспруденция
no subject
no subject
no subject
Но это уже хроническое, а потому только гильотина..
А прогу попробую, спасибо.
no subject
PS: Для хранения паролей имхо удобен KeePass.