Digital Archiving

[recoder]

Столкнулся с тем, что информационный перегруз выползает из цифрового мира в физический и с этим надо что-то делать. В частности, в полный рост встаёт проблема организации архива документов разной степени важности. Несмотря ни на что обещанный ещё в прошлом тысячелетии безбумажный офис™ так и остался несбыточной мечтой. В результате - имею дома несколько постоянно пополняющихся коробок с пачками разнообразных документов:

• Жизненно важные: паспорта с визами, свидетельства и доверенности. Плюс ксерокопии на всякий случай.
• Просто документы: регистрации, банковские, страховые договора и т.п.
• Кучи всяких уведомлений: от банков, больниц, страховых, жил.контор и т.п.
• Бумаги, которые могут внезапно понадобиться - типа заключения мед.осмотра или торгового чека.
• Пачки старых конспектов, схем, набросков, архитектурных эскизов и прочих мимолётных идей.

И всё это информационное громадьё имеет тенденцию постоянно увеличиваться и перемешиваться. Увеличение само по себе ещё не беда - всегда можно купить коробку побольше. А вот ориентироваться в этом бумажном кургане становится всё сложнее и сложнее (что беспокоит наш Орден Борьбы с Энтропией). Тем более, что для подавляющего большинства бумаг достаточно бы было уметь делать две операции: "просмотреть" и "распечтать копию". Поэтому очень хочется загнать эту проблему обратно в мир цифры и решить её технологически. Вопрос - как?

Помню, подобной проблемой два с половиной года назад озадачивался avva, но не припомню чтобы он поделился своим выбранным решением. Так что придётся решать проблему оцифровки документов самостоятельно. Итак, какие альтернативы у нас имеются?

PDF файлы. Решение в лоб - отсканировать все документы в PDF, назвать в соответствии с какой-то схемой, разложить по папочкам, закинуть на внешний диск, при желании синхронизировать в какое-нибудь облачное хранилище. Простота подхода подкупает, однако непонятно как потом справляться с постоянно растущей базой документов. Боюсь, через год наступит цифровая тупиковая ситуация аналогичная текущей бумажно.

Google Documents. Мы верим в Великий Гугл, так что после первого шага "отсканировать всё в PDF" заливаем все документы в Google Documents, и раскладываем по папочкам-меткам. От предыдущего варианта отличается изначальной облачностью хранения (плюс можно делать локальные архивы через Takeout), доступностью отовсюду. Минус - я не на 100% уверен, что могу доверить Гуглу все свои архивы (даже с двухшаговой верификацией).

Evernote. Вместо Гугля берём отсканированные PDFы и заливаем в Evernote. Плюсы: опять же универсальная доступность, чуть более подробная мета-информация, если сработает OCR - то будет совсем легко что-то отыскать. Минус: ударившемуся в маркетологический разгул Evernote я доверяю ещё меньше чем Гуглу.

Filing Systems. Подобрать какую-нибудь scanner filing system. Вроде бы соответствующий софт имеется: Paper Port, Neat 5, eDocs, File Center, онлайновый Office Drop, Docs Vault. Тут сложно - надо сравнивать и выбирать, ибо всё стоит приличных денег, не у всех есть пробные версии, да и сравнить удобство работы с десятками документов - потребует времени.

Может кто-то что-нибудь посоветует, пока я разбираюсь в разном софте?

Comments

[netspyder.livejournal.com]

договора, квитанции и иже с ними - в ПДФе будут иметь ценность туалетной бумаги. так что от бумажной избыточности просто некуда уйти..
по крайней мере до наступления цифрового рая. что само по себе утопично.

буквально в понедельник наведывался в налоговую и искал свою заявку, копаясь в куче других заявок вместе с инспектором. в общем, я думаю если в США наступит цифровой документооборот, то в Уркаине он не наступит еще лет 200. у нас до сих порт от коммунизма сплошные атавизмы везде.

[gorba.livejournal.com]

Коллего, Вы это видели, конечно?

[recoder]

Нет, я совсем не предлагаю перейти на полностью цифровой документооборот. И не предлагаю отсканировать и выбросить свой паспорт.

Я хочу иметь цифровую версию своего бумажного архива с максимумом мета-информации для поиска. Если понадобится отнести куда-то оригинал документа - мне конечно придётся выудить нужный листочек из коробки. Но даже в этом случае архив мне поможет во-первых, быстро понять есть ли у меня нужный мне документ, как примерно он выглядит и в какой папке его найти. Хотя всё чаще бывает достаточно распечтать копию или отослать PDF скана по почте.

[netspyder.livejournal.com]

идея сама по себе отличная, я со своими горами бумаг тоже такое не против сделать.

[netspyder.livejournal.com]

лучше смотреть здесь:
http://www.youtube.com/watch?v=fXsMolLc7Do
тот сайт тупит безбожно.

[http://users.livejournal.com/_winnie/]

Выброси все чеки на сумму меньше 1000 рублей, на то что скорее всего не будет ломаться, и вообще всё что не особо жалко терять.

[katren.livejournal.com]

evernote для всех документов кроме identity theft vulnerable
очень удобно фотографировать прямо телефоном
Evernote хранит свою базу локально, и клиент умеет работать offline. Можно вообще всегда offline работать если надо и бекапить самостоятельно.
Т.е. если завтра Evernote исчезнет ваши документы не пропадут.
OCR картинок работает исключительно - даже мои рукописные заметки понимает. Не без ошибок, но понимает.

[recoder]

Увы, Evernote - решение какое-то не универсальное. Для своей основной цели - заметок - он практически идеален, а для нормального архива документов - увы...

[recoder]

Это понятно, что количество документов надо минимизировать. Однако если бы система позволяла отложить эти решения на потом - мне было бы гораздо более спокойно.

[recoder]

Нет, не видел, а это хорошо! Спасибо! Зато я недавно читал вот это.

Ну и, если чуть серьёзней, цель всех этих систем и ритуалов - именно в том, чтобы держать в голове как можно меньше. Потому и хочется найти этот Святой Информационный Грааль.

[akssi.livejournal.com]

Как я поступаю уже пару лет:
Имеется флешка, зашифрованная TrueCrypt'ом, на которой живут PortableApps (3,1 Гб) + все мои оцифрованные в jpg документы, разбитые по категориям в древовидной структуре. Копии флешки на домашнем и рабочем ПК, на телефоне (проблема шифрования не решена, зато можно на Androide смотреть все эти документы, поэтому jpg, а не pdf, я его вообще не люблю).
Сканирую то, что может потребоваться для создания копии, уточнения номера, дат, диагнозов и т.п., например:
* Удостоверения: паспорта, загранпаспорта, диплом, трудовые, военник и т.п.
* Медицина: всё, что имеет смысл сканировать, ну кроме чеков.
* Договора, полисы и т.п. - итого по всем документам 2,2Гб.
Там же лежат книги - 1,8 Гб.
В сумме имеем 7Гб.
Синхронизирую руками, с помощью "Synchronize It". Ищу прогу поудобнее.
Кстати, portableApps живут там же и синхронизируются так же. 90% софта живет именно там, а не в Program Files.
Всё сканируется в "Не сортировано", сортируется преимущественно на работе :)

Плюсы:
* Резервирование - хранится на 4 носителях, фиг пролюбишь.
* Всё с собой - часто нужен не паспорт или удостоверение а номера оных, верят на слово, в крайнем случае покажешь скан. Только госорганы требуют оригинал. Копии изготавливаются на рабочем принтере. Т.к. копии юридической силы не имеют, а нужны только из-за лени соотв. чиновников, то огрехами в масштабах никто не заморачивается, так что преимущество pdf нивелируется.

Минусы:
* В-основном безопасность, на рабочем компе могут посмотреть, телефон можно потерять и только флешку не жалко - запаролена. Решение - как-то паролить, например рабочий комп, раньше так и делал.
* Отсутствие категорий для поиска - мне особо не мешает, древовидной структуры хватает.

Далее, бумага живёт в папках, оных не так много. Чеки недорогие выкидываю, дорогие храню по мере гарантии. То, что можно всегда распечатать - выкидываю, кроме особо ценного. Руководства, если найден файл тоже на помойку. Остаётся не так много. Конечно, гораздо проще сканировать время от времени бумаги из корзины "Входящее" (см. GTD), а перспектива сканить многое пугает, но всё же мне кажется, что способ оптимальный. Занимает полку в шкафу, а то и меньше, кушать не просит. Стоит проект оцифровки детской медкарты (а может и частичного распознания).

По поводу бэкапов - вариант всё (и фотки, например) на DVD/BD с хорошим паролем и раскидать по родственникам на случай пожара/наводнения.

Если что забыл - пиши.
PS: Делись фотками мурмурыча!

Приложение: примерная структура документов:
"How to"
Автомобиль
Библиотека
"Визитки и контакты"
"Воинская служба"
Диски
Дневники
Договора
Достижения
ЖЖ
Жилье
Игры
"Интернет и связь"
КПК
Культура
"Личная библиотека"
Медицина
Монеты
"Не сортировано"
Образование
Отдых
Пароли
ПК
Покупки
Проекты
Работа
"Руководства пользователя"
Семья
Счета
Сюжеты
Туризм
Удостоверения
Финансы
"Фото на документы"
Юриспруденция

[kondakoff.livejournal.com]

И пароли тут же?

[akssi.livejournal.com]

Теперь всё уже не так.
PS: Для хранения паролей имхо удобен KeePass.

[recoder]

Если паранойя выше среднего уровня - можно взять KeePass Portable и хранить пароли в нём.

[kondakoff.livejournal.com]

Ну да, выше среднего.
Но это уже хроническое, а потому только гильотина..
А прогу попробую, спасибо.